Tratamiento de datos para clases y eventos

Responsable y contacto

Aztec Lab S.A.S. · NIT 901.919.983-9 · Bogotá D.C., Colombia. Para ejercer tus derechos, escribe a contacto@azteclab.co. Esta autorización específica complementa la política de privacidad de Aztec (versión 3.2).

Datos y finalidades

Al solicitar una inscripción se guardan nombre, correo, teléfono si la clase lo solicita, respuestas del formulario, evento elegido y origen del enlace para enviarte un enlace de verificación. La solicitud no reserva cupo ni registra una autorización de marketing. Al confirmar desde tu correo, registramos la versión de la autorización, el estado y la fecha de confirmación. Usamos estos datos para administrar cupos, enviar confirmaciones, cambios, recordatorios y, si asististe, un agradecimiento con encuesta y acceso a la comunidad. Si marcas la casilla opcional de comunicaciones, también podremos enviarte novedades de Aztec por correo. El teléfono no se usa para SMS ni mensajes directos de WhatsApp en este producto.

El acceso a Google Meet, YouTube, otras plataformas de clase y al grupo de WhatsApp es una acción tuya. Si eliges entrar a esos servicios, sus respectivos operadores tratarán los datos que compartas allí según sus propias condiciones.

Novedades del calendario

Seguir el calendario es opcional. Guardamos tu correo y la solicitud para enviarte un enlace de confirmación que vence en 24 horas. Solo después de pulsar Confirmar suscripción registramos la autorización para recibir las próximas clases y sus cambios. Esta autorización no habilita otras campañas de Marketing ni comunicaciones de Academy. Conservamos la versión del texto aceptado y las fechas de solicitud, confirmación y baja.

Cada correo de novedades tiene su enlace de baja. Retirar este permiso no cancela tus inscripciones a clases. Las solicitudes nunca confirmadas se eliminan al vencer mediante la cola; un contacto previo y sus otros registros se conservan. La conservación de suscripciones confirmadas o revocadas sigue pendiente de aprobación.

Propuestas de eventos de la comunidad

Si propones un evento, guardamos tu correo, la solicitud, la versión del texto aceptado y los datos públicos del evento: nombre, descripción, organizador declarado, enlace, horario, formato, lugar público y etiquetas. El correo recibe un enlace de confirmación de 24 horas y un enlace para retirar la propuesta. Confirmar el correo envía la propuesta al equipo; no acredita que seas dueño del evento.

El equipo revisa la información antes de publicarla. Si aprueba la propuesta, esos datos públicos aparecen como un evento externo y la inscripción se realiza en el sitio del organizador. Tu correo no aparece en el calendario. Proponer un evento no autoriza campañas de Marketing, novedades del calendario ni comunicaciones de Academy. El correo puede conservarse como una identidad única con sus otras fuentes y permisos, si ya existen.

Retirar la propuesta elimina su ficha pública. El calendario suscrito conserva una cancelación mínima con identificador, horario y revisión para retirar la ficha de quienes la habían agregado; no cancela el evento del organizador. Las solicitudes no confirmadas se depuran después de vencer. La conservación de propuestas verificadas y rechazadas, así como de las constancias de retiro, sigue pendiente de aprobación.

Enlaces para compartir una clase

Proponemos permitir que una persona con inscripción confirmada cree un enlace para compartir la clase. El enlace usa un identificador distinto de su acceso privado. Si llegas por ese enlace y completas el registro, guardamos la relación con el enlace de origen para medir inscripciones verificadas y cupos confirmados. Cada persona completa su propio formulario y confirma su correo; el enlace no reserva cupos.

El equipo ve los resultados por enlace. No publicamos los nombres o correos de quienes comparten o se registran, ni enviamos mensajes a sus contactos. Las cargas repetidas de la página se cuentan aparte; no prueban visitantes únicos ni asistencia. Cancelar o cambiar la identidad de quien comparte retira el enlace anterior. La finalidad, las autorizaciones y la conservación de esta relación siguen pendientes de aprobación; compartir no concede permiso para comunicaciones de Marketing.

Proveedores y medición

La información de los eventos se almacena en Supabase, en la base de Marketing de Aztec. SendGrid es el proveedor autorizado para procesar y reportar el estado de los correos de eventos. Registramos por separado la inscripción, la apertura del acceso personal y el inicio del reproductor cuando se usa YouTube. Esas señales no prueban por sí solas la asistencia. En clases de Google Meet, el equipo puede importar el reporte de asistencia para comparar los correos de quienes entraron con los de inscripciones confirmadas. Se guardan la coincidencia y la fuente de asistencia; los correos sin inscripción no se agregan como leads.

Elección, derechos y conservación

La autorización para otras comunicaciones es opcional y puedes retirarla desde cada correo. También puedes pedir acceso, corrección o supresión de tus datos a contacto@azteclab.co. El enlace de verificación vence en 24 horas; si no confirmas, el sistema anonimiza la solicitud 48 horas después.

El plazo aprobado de conservación de la identificación de las inscripciones confirmadas es de 24 meses después de terminar la clase. Al cumplirse, se retirarán el nombre, correo, teléfono, respuestas y vínculos personales del registro; el acceso y la encuesta dejarán de funcionar. Se conservarán el identificador del registro, estado y fechas de inscripción y asistencia comprobada, y una constancia mínima seudonimizada de la autorización, con su versión, fecha y huella del correo. Los datos de un contacto con otra finalidad y autorización vigente, como novedades de Marketing o del calendario, seguirán sujetos a ese permiso separado.

Para respetar una solicitud de no contacto pueden conservarse huellas SHA-256 del correo y del teléfono normalizados, sin mantenerlos en claro; esas huellas deben tratarse como datos personales seudonimizados. La conservación de seguidores del calendario, propuestas externas y referidos sigue pendiente de aprobación propia.

Autorizaciones para esta inscripción

Al solicitar la verificación del correo, autorizas usar los datos del formulario solo para enviarte el enlace. Después, al confirmar desde ese enlace, autorizas gestionar tu participación y enviarte los mensajes necesarios de la clase. Recibir novedades sobre otras clases y actividades requiere una casilla separada y opcional.

Versión aprobada el 30 de septiembre de 2026: aztec-eventos-2026-09-30-v1. Incluye el registro, los correos mediante SendGrid, el retiro de identificación de las inscripciones a los 24 meses y las constancias mínimas descritas. La aprobación y conservación de novedades del calendario, propuestas externas y referidos requieren decisiones separadas. La aprobación del texto no acredita que se haya ejecutado una purga.